Cómo colaborar con tu equipo en una encuesta sin compartir tu contraseña

Cuando dos o más personas necesitan trabajar sobre las mismas encuestas, la solución más común (compartir usuario y contraseña de una sola cuenta) trae problemas reales: nadie sabe quién hizo qué cambio, no se puede quitarle acceso a una sola persona sin cambiar la contraseña para todos, y cualquiera con la contraseña tiene el mismo nivel de acceso que el dueño original. Una organización con roles resuelve los tres problemas a la vez.

Los tres roles

Solo lectura puede ver encuestas y resultados, pero no editar nada. Editor puede crear y modificar encuestas, ver resultados y gestionar distribución, pero no puede invitar a otras personas ni cambiar la configuración de la organización. Administrador tiene los mismos permisos que Editor, más la capacidad de invitar y quitar miembros, y cambiar sus roles. El dueño de la organización es el único rol por encima de Administrador, y no se puede transferir ni quitar por otro miembro.

Cómo invitar a alguien

Desde la sección de Organización, se ingresa el email de la persona y se elige su rol antes de enviar la invitación. La persona recibe un email con un link para aceptarla; si todavía no tiene cuenta en SurvIQ, el proceso de aceptación incluye crear una.

Cambiar el rol de alguien después

El rol de cualquier miembro (salvo el dueño) se puede cambiar en cualquier momento desde la misma lista de miembros, sin necesidad de reenviar una invitación ni de que la persona vuelva a aceptar nada — el cambio aplica de inmediato.

Encuestas personales vs. de organización

Una encuesta creada dentro de una organización es visible (según el rol) para todos sus miembros. Una encuesta personal, creada fuera de cualquier organización, sigue siendo privada del dueño individual — pasar una encuesta de personal a la organización, o viceversa, es una decisión explícita, no algo que ocurra automáticamente.

Carpetas para organizar el trabajo compartido

Dentro de una organización, las encuestas se pueden agrupar en carpetas (por cliente, por proyecto, por trimestre) y asignar miembros específicos a cada carpeta — útil cuando la organización tiene varios equipos trabajando en conjuntos de encuestas distintos, sin que todos necesiten ver todo.

Por qué esto es mejor que compartir la contraseña

Cada persona inicia sesión con su propia cuenta, así que hay trazabilidad real de quién hizo qué. Quitarle acceso a alguien que deja el equipo es instantáneo (se elimina de la organización, no hace falta cambiar ninguna contraseña), y el nivel de acceso de cada persona corresponde exactamente a lo que necesita hacer, no al nivel completo del dueño original de la cuenta.